Política de Privacidad, Protección de Datos y Preservación Digital
La Revista Internacional de Inteligencia Artificial, Tecnologías Educativas y Formación del Profesorado – IJAIET adopta principios de privacidad, protección de datos personales, seguridad de la información, confidencialidad, preservación digital, continuidad de acceso e integridad del registro científico en todas las etapas de su flujo editorial.
Esta política tiene como finalidad establecer directrices para el tratamiento responsable de la información relacionada con autores, evaluadores, editores, lectores, usuarios de la plataforma y demás participantes del proceso editorial, así como definir los principios adoptados por la revista para garantizar la preservación, autenticidad, integridad, disponibilidad y acceso a largo plazo de los contenidos científicos publicados.
La política está alineada con los Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing – DOAJ/COPE/OASPA/WAME, las buenas prácticas del Committee on Publication Ethics – COPE, las recomendaciones del Council of Science Editors – CSE, las directrices de privacidad, protección de datos y seguridad de la información de CAPES, y las políticas y servicios de preservación digital desarrollados por el Instituto Brasileño de Información en Ciencia y Tecnología – IBICT, especialmente a través de la Red Brasileña de Servicios de Preservación Digital – Rede Cariniana.
1. Concepto de Privacidad
Para IJAIET, la privacidad corresponde al derecho de las personas a que sus datos personales y la información relacionada con su participación en el proceso editorial sean tratados de manera legítima, transparente, segura, proporcional y compatible con las finalidades para las que fueron recopilados.
La protección de la privacidad comprende los datos proporcionados voluntariamente por los usuarios, la información generada durante el flujo editorial y los registros técnicos necesarios para el funcionamiento de la plataforma.
IJAIET reconoce que la protección de la privacidad debe estar asociada con los principios de:
- finalidad;
- adecuación;
- necesidad;
- transparencia;
- seguridad;
- prevención;
- no discriminación;
- responsabilidad;
- confidencialidad.
Estos principios son compatibles con el enfoque adoptado por CAPES en su Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.
2. Protección de Datos Personales
IJAIET se compromete a tratar los datos personales de manera responsable y de conformidad con la legislación aplicable, especialmente con la Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil – LGPD, Ley n.º 13.709/2018, cuando corresponda.
Para fines editoriales, podrán tratarse datos como:
- nombre;
- correo electrónico;
- ORCID;
- afiliación institucional;
- país;
- titulación académica;
- área de especialización;
- dirección profesional;
- teléfono, cuando sea necesario;
- información de autoría;
- contribuciones CRediT;
- datos relacionados con el proceso de evaluación;
- historial de presentaciones;
- registros de comunicación editorial;
- conflictos de interés declarados;
- información financiera necesaria para el procesamiento administrativo, cuando corresponda;
- registros técnicos de la plataforma.
El tratamiento de estos datos deberá limitarse a las finalidades editoriales, científicas, administrativas, legales y de preservación documental necesarias para el funcionamiento de la revista.
3. Finalidades del Tratamiento de Datos
Los datos personales podrán utilizarse para:
- identificar autores, evaluadores y editores;
- gestionar presentaciones;
- realizar comunicaciones editoriales;
- organizar procesos de evaluación por pares;
- registrar autoría y contribución científica;
- asignar DOI y otros identificadores persistentes;
- elaborar y disponibilizar metadatos;
- indexar artículos;
- comunicarse con bases de datos y servicios de indexación;
- preservar el registro editorial;
- cumplir obligaciones legales y regulatorias;
- prevenir fraude y malas conductas;
- administrar cobros o documentos financieros, cuando corresponda;
- preservar registros necesarios para la integridad científica;
- elaborar estadísticas internas y mejorar los procesos editoriales;
- permitir la publicación y difusión científica de los trabajos aceptados.
Los datos no deberán utilizarse para finalidades incompatibles con aquellas informadas a sus titulares.
4. Datos Públicamente Disponibles
Por su propia naturaleza, la publicación científica exige la divulgación de determinados datos asociados con los trabajos publicados.
Después de la publicación, podrán hacerse públicos:
- nombres de los autores;
- afiliaciones;
- ORCID;
- correo electrónico del autor de correspondencia, cuando corresponda;
- país e institución;
- contribuciones CRediT;
- fuentes de financiación;
- conflictos de interés;
- declaraciones éticas;
- declaración de uso de Inteligencia Artificial;
- datos bibliográficos del artículo;
- DOI;
- demás metadatos científicos necesarios para la recuperación e indexación de la publicación.
Esta información forma parte del registro bibliográfico y científico permanente del artículo.
5. Confidencialidad en el Proceso Editorial
Los manuscritos presentados y aún no publicados se consideran documentos confidenciales.
IJAIET se compromete a proteger:
- manuscritos en evaluación;
- dictámenes;
- identidad de los evaluadores cuando el modelo de evaluación exija anonimato;
- documentos complementarios;
- datos inéditos;
- comunicaciones editoriales;
- denuncias sobre integridad;
- investigaciones internas;
- información personal no destinada a publicación.
Autores, evaluadores, editores y demás colaboradores deberán observar las mismas obligaciones de confidencialidad.
Ninguna persona involucrada en el proceso podrá utilizar, en beneficio propio o de terceros, datos, resultados, ideas o información inédita obtenida mediante el acceso a un manuscrito confidencial.
6. Uso de Datos en Sistemas de Inteligencia Artificial
En consonancia con la Política de Uso de Inteligencia Artificial de IJAIET, los manuscritos confidenciales, dictámenes, datos inéditos, documentos institucionales e información personal no deberán introducirse en sistemas públicos o externos de Inteligencia Artificial Generativa cuando no existan garantías adecuadas de confidencialidad, privacidad y seguridad de la información.
Los evaluadores y editores no deberán utilizar sistemas de IA de forma que puedan:
- exponer contenidos inéditos;
- comprometer el anonimato de la evaluación;
- divulgar información protegida;
- transferir datos personales de autores o participantes de investigaciones;
- vulnerar derechos de autor o propiedad intelectual.
La responsabilidad humana por la protección de la información permanece íntegra.
7. Compartición de Datos con Terceros
Los datos podrán compartirse únicamente cuando sea necesario para el funcionamiento legítimo de la comunicación científica, incluidos, por ejemplo:
- plataformas editoriales;
- servicios de registro de DOI;
- indexadores;
- bases bibliográficas;
- repositorios;
- instituciones de preservación;
- servicios de edición;
- herramientas de verificación de similitud;
- servicios técnicos contratados;
- autoridades públicas, cuando exista obligación legal;
- instituciones responsables de investigaciones de integridad, cuando esté justificado.
La compartición deberá limitarse al mínimo necesario para la finalidad específica.
IJAIET no comercializa los datos personales de autores, evaluadores o usuarios.
8. Seguridad de la Información
IJAIET busca adoptar medidas técnicas y administrativas adecuadas para proteger sus sistemas e información frente a:
- acceso no autorizado;
- destrucción;
- pérdida;
- alteración;
- filtración;
- divulgación indebida;
- ciberataques;
- fallos técnicos;
- uso indebido.
La protección de la información considera los principios de:
confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad.
Siempre que sea técnicamente viable, la infraestructura digital de la revista deberá utilizar HTTPS, mecanismos de autenticación, controles de acceso, copias de seguridad y actualizaciones de seguridad.
9. Conservación de Datos y Registros Editoriales
No todos los datos podrán eliminarse inmediatamente a solicitud del titular, ya que determinados registros deberán conservarse para garantizar:
- integridad del proceso científico;
- trazabilidad de las decisiones;
- prevención del fraude;
- cumplimiento de obligaciones legales;
- documentación de la evaluación por pares;
- investigaciones de integridad;
- comprobación de autoría;
- preservación de la historia editorial.
Los períodos de conservación deberán considerar la necesidad, finalidad, legislación aplicable e importancia científica o documental del registro.
Los datos innecesarios o sin una finalidad legítima de conservación podrán ser eliminados o anonimizados, de acuerdo con la viabilidad técnica y jurídica.
10. Derechos de los Titulares
Cuando sea aplicable la legislación de protección de datos, los titulares podrán solicitar información sobre:
- existencia de tratamiento de sus datos;
- finalidad del tratamiento;
- actualización o corrección;
- acceso a los datos;
- anonimización o eliminación, cuando sea jurídicamente procedente;
- información sobre compartición;
- revocación o revisión del consentimiento, cuando esta sea la base jurídica aplicable.
Las solicitudes serán evaluadas considerando los derechos de los titulares y la necesidad de preservar la integridad científica, las obligaciones legales y los registros editoriales esenciales.
11. Concepto de Preservación Digital
Para IJAIET, la preservación digital es el conjunto organizado de políticas, estrategias, tecnologías y procesos destinados a garantizar que los documentos y la información en formato digital permanezcan accesibles, auténticos, íntegros, comprensibles y utilizables a lo largo del tiempo, incluso ante cambios tecnológicos.
La Rede Cariniana/IBICT define la preservación digital como el conjunto de actividades o procesos destinados a garantizar el acceso continuo y a largo plazo a la información científica, tecnológica y cultural existente en formatos digitales.
La preservación digital no corresponde únicamente a la realización de copias de seguridad. Implica gestión continua, control de integridad, redundancia, interoperabilidad, metadatos y estrategias para afrontar la obsolescencia tecnológica.
12. Objetivos de la Preservación Digital
La política de preservación de IJAIET busca garantizar:
- acceso permanente a los contenidos publicados;
- integridad de los archivos;
- autenticidad de las versiones preservadas;
- trazabilidad de las modificaciones;
- protección frente a la pérdida de datos;
- disponibilidad a largo plazo;
- mantenimiento de los metadatos;
- interoperabilidad entre sistemas;
- continuidad del registro científico en situaciones de fallo tecnológico o institucional;
- preservación de la Version of Record – VoR;
- preservación de correcciones, erratas y retractaciones vinculadas a la publicación original.
13. Contenidos Sujetos a Preservación
IJAIET procurará preservar, según corresponda:
- artículos científicos;
- versiones finales publicadas;
- PDF;
- HTML;
- XML/JATS;
- imágenes;
- tablas;
- materiales complementarios;
- metadatos;
- DOI y otros identificadores;
- números, volúmenes y colecciones;
- editoriales;
- correcciones;
- erratas;
- expresiones de preocupación;
- retractaciones;
- documentos relacionados con la integridad del registro publicado.
Los registros confidenciales del flujo editorial serán preservados conforme a normas específicas de seguridad, privacidad y gestión documental y no formarán necesariamente parte del archivo público de preservación.
14. Estrategia de Preservación Digital
IJAIET deberá adoptar una estrategia basada en redundancia, copias de seguridad, preservación distribuida, estándares abiertos y monitoreo permanente.
Siempre que sea técnica e institucionalmente posible, se adoptarán:
- copias de seguridad periódicas;
- copias almacenadas en entornos diferentes;
- monitoreo de integridad;
- verificación periódica de archivos;
- metadatos de preservación;
- formatos ampliamente aceptados y preferentemente abiertos;
- identificadores persistentes;
- estrategias de migración de formatos;
- preservación distribuida;
- sistemas reconocidos de archivo a largo plazo.
15. Rede Cariniana y Preservación Distribuida
IJAIET reconoce la Rede Cariniana – Red Brasileña de Servicios de Preservación Digital como una importante infraestructura nacional para la preservación del patrimonio científico digital.
Rede Cariniana es coordinada por el IBICT y desarrolla servicios destinados a la preservación a largo plazo de revistas, repositorios y otras colecciones digitales.
Para revistas electrónicas, el Servicio de Preservación Digital de Revistas Electrónicas Brasileñas utiliza estrategias de preservación distribuida y posee experiencia con la infraestructura LOCKSS – Lots of Copies Keep Stuff Safe.
De acuerdo con su elegibilidad y condiciones institucionales, IJAIET buscará integrarse en sistemas nacionales o internacionales reconocidos de preservación, incluida la Rede Cariniana/IBICT, o infraestructura equivalente.
16. LOCKSS y Redundancia
La preservación distribuida se basa en el principio de que la existencia de múltiples copias independientes reduce el riesgo de pérdida total de los contenidos digitales.
Rede Cariniana utiliza tecnologías como LOCKSS, manteniendo copias en diferentes entornos e instituciones para reducir riesgos derivados de fallos técnicos, desastres, pérdida de servidores u obsolescencia tecnológica.
Cuando corresponda, IJAIET procurará utilizar mecanismos de preservación que adopten este principio de redundancia.
17. Modelos y Estándares de Preservación
La preservación digital deberá buscar compatibilidad con buenas prácticas y estándares nacionales e internacionales.
Entre los referentes reconocidos por IBICT/Rede Cariniana se encuentran:
- OAIS – Open Archival Information System;
- ISO 14721;
- ISO 16363;
- LOCKSS;
- metadatos y formatos interoperables;
- estándares de preservación reconocidos nacional e internacionalmente.
El modelo de referencia OAIS estructura los conceptos, responsabilidades y flujos necesarios para la preservación y recuperación de objetos digitales a largo plazo.
18. Metadatos, DOI e Identificadores Persistentes
La preservación de los contenidos deberá estar asociada al mantenimiento de metadatos completos, estructurados e interoperables.
IJAIET utiliza o procurará utilizar:
- DOI;
- ORCID;
- metadatos bibliográficos;
- identificadores persistentes;
- títulos y resúmenes multilingües;
- datos de autoría;
- fechas editoriales;
- información sobre licencias;
- información sobre versiones;
- vínculos entre artículos, correcciones y retractaciones.
Los identificadores persistentes contribuyen a la localización, recuperación, interoperabilidad y trazabilidad del registro científico.
19. Version of Record – VoR
La Version of Record – VoR corresponde a la versión oficial, final y publicada del artículo.
IJAIET preservará la VoR como parte del registro científico permanente, manteniendo vínculos con:
- DOI;
- metadatos;
- versiones lingüísticas;
- materiales complementarios;
- correcciones;
- retractaciones;
- demás documentos posteriores a la publicación.
La publicación posterior de una corrección no deberá eliminar silenciosamente la versión histórica de la publicación.
El registro científico deberá permanecer trazable y transparente.
20. Correcciones, Retractaciones y Preservación
La preservación digital de IJAIET se integra con su Política de Retractación.
Los artículos corregidos o retractados no deberán, como regla general, ser simplemente eliminados del archivo.
Deberán preservarse:
- artículo original;
- marca de retractación, cuando corresponda;
- aviso de retractación;
- corrección;
- errata;
- expresión de preocupación;
- DOI y metadatos correspondientes.
Este procedimiento permite mantener la historia, autenticidad e integridad del registro científico.
21. Continuidad en Caso de Interrupción de la Revista
En consonancia con los criterios de transparencia del DOAJ, IJAIET reconoce la necesidad de mantener una estrategia para garantizar el acceso a los artículos incluso en caso de:
- interrupción de la publicación;
- cierre de la revista;
- cambio de plataforma;
- fallo institucional;
- cambio de editorial o institución responsable;
- indisponibilidad prolongada del sitio web.
IJAIET procurará utilizar servicios externos y distribuidos de preservación, evitando depender exclusivamente del servidor principal de la revista.
22. Preservación y Criterios CAPES
La preservación digital también es relevante en el contexto de la evaluación y cualificación de la comunicación científica brasileña.
IJAIET considera la preservación no solamente como un recurso técnico, sino como un elemento de calidad, confiabilidad y sostenibilidad editorial.
La revista buscará mantener prácticas compatibles con las directrices y criterios de calidad adoptados por CAPES, especialmente en lo que se refiere a consolidación, visibilidad, regularidad y preservación de la producción científica.
23. Preservación y Acceso Abierto
La preservación digital complementa la política de Acceso Abierto de IJAIET.
El hecho de que un artículo esté disponible gratuitamente en el presente no garantiza que siga accesible en el futuro. Por esta razón, el Acceso Abierto y la preservación deben tratarse como dimensiones complementarias:
El Acceso Abierto garantiza el acceso presente.
La Preservación Digital busca garantizar el acceso futuro.
IJAIET adopta la licencia Creative Commons CC BY 4.0 para sus artículos científicos y permite el autoarchivo de acuerdo con su Política de Acceso Abierto, Copyright y Licencias.
24. Responsabilidades de IJAIET
Corresponde a la revista y a su estructura editorial:
- proteger los datos personales tratados en el proceso editorial;
- garantizar niveles adecuados de confidencialidad;
- adoptar medidas de seguridad;
- mantener copias de seguridad y mecanismos de recuperación;
- preservar la versión oficial de los artículos;
- mantener los metadatos actualizados;
- adoptar estándares interoperables;
- establecer estrategias de preservación a largo plazo;
- documentar correcciones y retractaciones;
- acompañar los cambios tecnológicos;
- evaluar periódicamente los riesgos para la preservación;
- buscar cooperación con infraestructuras especializadas como Rede Cariniana/IBICT.
25. Responsabilidades de los Usuarios
Autores, evaluadores, editores y demás usuarios de la plataforma también deberán contribuir a la seguridad y privacidad.
Deberán:
- mantener protegidas sus credenciales de acceso;
- evitar compartir cuentas;
- no divulgar documentos confidenciales;
- comunicar incidentes de seguridad cuando sean identificados;
- respetar los derechos de terceros;
- evitar la inclusión innecesaria de información sensible;
- observar las políticas de la revista sobre confidencialidad e IA.
26. Incidentes de Seguridad y Violaciones de Datos
Cuando se identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, confidencialidad o integridad de los sistemas, IJAIET podrá adoptar medidas como:
- contención del incidente;
- evaluación de su alcance;
- preservación de evidencias;
- corrección de la vulnerabilidad;
- recuperación de datos;
- modificación de credenciales;
- comunicación a los responsables técnicos;
- comunicación a los titulares o autoridades cuando sea exigida por la legislación;
- revisión de procedimientos para prevenir reincidencias.
La respuesta deberá buscar minimizar los impactos y restablecer la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
27. Transparencia y Actualización de la Política
Esta política deberá permanecer públicamente disponible en el sitio web de IJAIET.
Podrá actualizarse cuando existan:
- cambios legislativos;
- modificaciones de la LGPD o de su regulación;
- actualización de los criterios del DOAJ;
- nuevas recomendaciones de COPE o CSE;
- nuevas directrices de CAPES;
- cambios en las políticas de IBICT/Rede Cariniana;
- modificaciones en la infraestructura tecnológica de la revista;
- evolución de los estándares de preservación digital.
Los cambios sustanciales deberán documentarse de forma transparente.
28. Declaración Resumida de Privacidad
Los nombres, direcciones de correo electrónico y demás datos personales proporcionados a IJAIET serán utilizados exclusivamente para finalidades científicas, editoriales, administrativas, legales y de preservación relacionadas con el funcionamiento de la revista y no serán disponibilizados para finalidades incompatibles con dichas finalidades. Los datos necesarios para el registro bibliográfico de los artículos publicados podrán hacerse públicos y compartirse con indexadores, servicios de DOI, repositorios y otras infraestructuras de comunicación científica.
29. Declaración Resumida de Preservación Digital
IJAIET mantiene un compromiso con la preservación digital a largo plazo de su contenido científico, buscando garantizar autenticidad, integridad, disponibilidad, interoperabilidad y acceso permanente a las publicaciones. La revista adopta estrategias de copias de seguridad, redundancia, identificadores persistentes y preservación distribuida y buscará integrarse con infraestructuras reconocidas, especialmente Rede Cariniana/IBICT y sistemas compatibles con estándares internacionales de preservación digital.
30. Referentes Institucionales y Enlaces de Acceso
DOAJ – Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing
DOAJ – Guide to Applying: Archiving and Preservation
COPE – Committee on Publication Ethics
CAPES – Privacidad y Protección de Datos Personales
CAPES – Política de Privacidad y Protección de Datos Personales
CAPES – Seguridad de la Información y Comunicación
Rede Cariniana – Documentación y Política de Preservación Digital
Rede Cariniana – Preservación Digital de Revistas Electrónicas
Rede Cariniana – Conceptos de Preservación Digital
Rede Cariniana – Modelo de Política de Preservación Digital
Rede Cariniana – Modelo AGPD para Gestión de la Preservación Digital
Declaración de Copyright
© IJAIET – Revista Internacional de Inteligencia Artificial, Tecnologías Educativas y Formación del Profesorado / Editora Ibero-Americana de Educação. Todos los derechos reservados sobre la redacción, organización, sistematización y presentación institucional de estas políticas editoriales, sin perjuicio de los derechos de terceros y de los contenidos procedentes de fuentes externas debidamente identificadas.
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